Regulamin konferencji

REGULAMIN UCZESTNICTWA W KONFERENCJI FENCE 2026

§1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa warunki udziału w konferencji FENCE 2026 – Bezpieczeństwo imprez masowych w świetle aktualnych zagrożeń (dalej: „Konferencja”).
2. Konferencja odbywa się w terminach i miejscach:
   a) 13 maja 2026 r. – PreZero Arena Gliwice (ul. Akademicka 50, Gliwice);
   b) 14 maja 2026 r. – Superauto.pl Stadion Śląski (ul. Katowicka 10, Chorzów).
3. Organizatorami Konferencji są:

• Arena Operator Sp. z o.o. z siedzibą w Gliwicach;
• Akademia Wychowania Fizycznego im. J. Kukuczki w Katowicach;
• Superauto.pl Stadion Śląski.

2. Konferencja nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych.
3. Wejście na teren obiektów oznacza akceptację niniejszego Regulaminu, w tym zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych i utrwalania wizerunku, oraz regulaminów obiektów obowiązujących odpowiednio na PreZero Arenie Gliwice i Superauto.pl Stadionie Śląskim, a także zasad funkcjonowania monitoringu wizyjnego. Wejście oznacza również zawarcie umowy uczestnictwa z Organizatorem.

§2. Zasady uczestnictwa i rejestracji

1. Udział w Konferencji jest bezpłatny.
2. Warunkiem udziału jest uprzednia rejestracja online lub posiadanie imiennego zaproszenia.
3. Otwarta rejestracja online uprawnia do udziału wyłącznie w pierwszym dniu Konferencji (13.05.2026 r.).
4. Udział w pełnym, dwudniowym programie (13–14.05.2026 r.) przysługuje wyłącznie osobom posiadającym imienne, potwierdzone przez Organizatorów zaproszenie.
5. Rejestracja ma charakter imienny. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zamknięcia zapisów po wyczerpaniu limitu miejsc.

§3. Bezpieczeństwo i ćwiczenia ewakuacyjne

1. Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania zasad bezpieczeństwa i ppoż. obowiązujących w obiektach.
2. Na teren Konferencji zabrania się wnoszenia broni, materiałów niebezpiecznych, alkoholu , środków odurzających oraz dronów.
3. Uczestnictwo w Konferencji jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na udział w planowanych ćwiczeniach praktycznych z zakresu ewakuacji i procedur bezpieczeństwa. Uczestnik zobowiązuje się do bezwzględnego stosowania się do poleceń Organizatorów oraz służb ochrony.
4. Uczestnik potwierdza, że jego stan zdrowia pozwala na bezpieczny udział w ćwiczeniach. Osoby z ograniczeniami ruchowymi proszone są o zgłoszenie tego faktu obsłudze przed rozpoczęciem ćwiczeń w celu zapewnienia asysty.

§4. Identyfikacja 

1. Wstęp na teren wydarzenia możliwy jest po okazaniu dokumentu tożsamości oraz odebraniu identyfikatora.
2. Uczestnik ma obowiązek noszenia identyfikatora w widocznym miejscu przez cały czas trwania wydarzenia.

§5. Zasady bezpieczeństwa i porządku – przedmioty zabronione

1. Na teren Konferencji nie wolno wnosić w szczególności:
   1. broni palnej, amunicji, broni białej oraz innych niebezpiecznych narzędzi;
   2. materiałów i urządzeń wybuchowych, pirotechnicznych, fajerwerków, rac, świec dymnych;
   3. substancji żrących, trujących, łatwopalnych lub o nieznanym składzie;
   4. pojemników pod ciśnieniem (z wyłączeniem atestowanych inhalatorów/leków na receptę);
   5. napojów w szklanych lub twardych opakowaniach (poza dozwolonymi przez Operatora obiektu) oraz alkoholu wniesionego z zewnątrz;
   6. dronów i urządzeń latających;
   7. wskaźników laserowych oraz lamp błyskowych o dużej mocy;
   8. urządzeń nagłaśniających i instrumentów (chyba że dopuszczonych przez Organizatora);
   9. transparentów/banerów na kijach oraz materiałów o treści obraźliwej lub nawołującej do nienawiści;
   10. zwierząt (z wyjątkiem psów asystujących);
   11. innych przedmiotów, które według służb ochrony mogą zagrażać bezpieczeństwu lub porządkowi.
2. Na terenie Konferencji zabronione jest prowadzenie działalności handlowej, reklamowej, agitacyjnej lub politycznej bez pisemnej zgody Organizatora.
   Utrwalanie przebiegu wydarzenia przez Uczestników w celach komercyjnych wymaga odrębnej zgody Organizatora.

§6. Monitoring i utrwalanie przebiegu

1. Teren obiektów może być monitorowany; zapis służy zapewnieniu bezpieczeństwa osób i mienia.
2. Konferencja może być fotografowana i filmowana na potrzeby dokumentacyjne i promocyjne. Uczestnik może zgłosić zastrzeżenia dotyczące publikacji ujęć, na których stanowi główny motyw – będą one rozpatrzone zgodnie z prawem i uzasadnionym interesem Organizatora.

§6a. Utrwalanie i wykorzystanie wizerunku uczestników

1. Uczestnictwo w Konferencji jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na nieodpłatne utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika przez Organizatora, współorganizatorów i partnerów wydarzenia, w formie fotografii, nagrań wideo oraz materiałów promocyjno-informacyjnych, w szczególności poprzez publikację w mediach społecznościowych, na stronach internetowych, w materiałach prasowych oraz relacjach medialnych dotyczących Konferencji.
2. Zgoda, o której mowa w ust. 1, dotyczy wizerunku Uczestnika utrwalonego incydentalnie, w tle lub jako element całości wydarzenia o charakterze publicznym.
3. W przypadku wykorzystania wizerunku, na którym Uczestnik stanowi główny motyw (portret, wywiad, wypowiedź), Organizator uzyska odrębną zgodę w formie pisemnej lub elektronicznej.
4. Uczestnik może w każdym czasie zgłosić sprzeciw wobec publikacji swojego wizerunku; zostanie on rozpatrzony zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych i uzasadnionym interesem Organizatora.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za utrwalanie i publikację wizerunku przez osoby trzecie (np. media, uczestników, patronów medialnych) działające niezależnie od Organizatora.

§7. Uprawnienia służb ochrony

1. Pracownicy ochrony, wykonując zadania ochrony osób i mienia, są uprawnieni w szczególności do:
   1. ustalania uprawnień do przebywania w strefach wydarzenia oraz legitymowania osób;
   2. wzywania do opuszczenia terenu osób bez uprawnień lub zakłócających porządek;
   3. ujęcia osoby stwarzającej bezpośrednie zagrożenie dla życia, zdrowia lub mienia – w celu przekazania Policji;
   4. kontrolowania bagażu i ładunków (za zgodą posiadacza lub w przypadkach przewidzianych prawem);
   5. stosowania środków przymusu bezpośredniego na zasadach określonych przepisami prawa.
2. Uczestnicy są zobowiązani do wykonywania poleceń ochrony i Organizatora. Niewykonanie poleceń może skutkować usunięciem z terenu wydarzenia bez prawa do zwrotu opłaty.

§8. Prawa autorskie i ochrona treści

1. Materiały konferencyjne oraz wystąpienia prelegentów są chronione prawem autorskim.
2. Organizator może utrwalać przebieg Konferencji w formie nagrań audio-wideo w celu ich ewentualnego późniejszego udostępnienia uczestnikom lub publicznie – w celach edukacyjnych i promocyjnych.
   
3. Uczestnikowi nie przysługuje roszczenie o udostępnienie nagrań lub materiałów z wydarzenia.
4. Obowiązuje całkowity zakaz rejestrowania (audio/video) wystąpień oraz paneli dyskusyjnych przez Uczestników bez uprzedniej pisemnej zgody Organizatorów.

§9. Odpowiedzialność

1. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy pozostawione bez nadzoru, a także za kradzież lub uszkodzenie sprzętu elektronicznego wniesionego przez Uczestnika.
2. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność materialną za szkody wyrządzone na terenie obiektów z jego winy.
3. Organizator nie odpowiada za utrudnienia techniczne niezależne od niego (np. awarie sprzętu, przerwy w dostępie do sieci).
4. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmian w programie z przyczyn niezależnych, zapewniając ekwiwalentną wartość merytoryczną.

§10. Dostępność i równe traktowanie

1. Organizator dąży do zapewnienia dostępności wydarzenia dla osób z niepełnosprawnościami; potrzeby w tym zakresie należy zgłaszać co najmniej 7 dni przed wydarzeniem.
2. Psy asystujące są dopuszczone po okazaniu stosownych dokumentów.

§11. Dane osobowe (RODO)

1. Administratorem danych osobowych w zakresie rejestracji i komunikacji jest Organizator; w zakresie monitoringu i bezpieczeństwa – operatorzy obiektów odpowiednio dla danego dnia wydarzenia.
2. Dane osobowe, w tym wizerunek utrwalony podczas wydarzenia, są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO – w celu realizacji umowy uczestnictwa, zapewnienia bezpieczeństwa oraz uzasadnionego interesu Organizatora, jakim jest dokumentowanie i promocja Konferencji.
3. Dane mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Organizatorem w zakresie obsługi rejestracji, płatności, promocji i bezpieczeństwa.
   Szczegółowa klauzula informacyjna jest udostępniana przy rejestracji.

§12. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego oraz prawa polskiego oraz regulaminy właściwych obiektów.
2. Organizator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn organizacyjnych, prawnych lub bezpieczeństwa; zmieniony tekst obowiązuje od chwili publikacji lub udostępnienia uczestnikom.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub zmiany terminu wydarzenia.
4. Aktualna wersja Regulaminu publikowana jest na stronie internetowej wydarzenia.